FLYT 2007-2010

FLYT står for Flytting, Logistikk, Ytelse og Tilgang. Målet med prosjektet var å få bedre oversikt over samlingene, og bedre koordinering og prioritering internt, samt å legge til rette for digital tilgjengeliggjøring av samlinger.

Prosjektet var et samarbeid mellom Samlingsforvaltningen i Vestfoldmuseene og de fire kulturhistoriske museene i fylket, Larvik Museum, Hvalfangstmuseet, Slottsfjellsmuseet og Nord-Jarlsbergmuseene. Prosjektets målsetting var i samarbeid med museene å utvikle metodikk og løsninger for dokumentasjon og overføring av store mengder museumsgjenstander til fellesmagasin. En bærende idé i prosjektet var at det parallelt med selve gjenstandsflyttingen skulle gjennomføres forebyggende konservering og dokumentasjon av tilstand. Kontroll av registrerte opplysninger var også sentralt, et arbeid som hovedsakelig har foregått ute i det enkelte museum.

Koordinering og prioritering

Tanken var også at en gjennom å få en helhetlig oversikt over samlingene ville legge til rette for bedre koordinering og prioritering på tvers av institusjonsgrenser, og for forskning og formidling. Dessuten ville en samlet oversikt også kunne gi publikum tilgang gjennom publisering på nett.
Målsettingen var i utgangspunktet å gjennomføre en flytting av ca. 30.000 gjenstander over en periode på tre år. Prosjektperioden startet 1.oktober 2007, og var tenkt avsluttet 31.desember 2010. Høsten 2010 ble imidlertid prosjektet forlenget med fire måneder, dvs. frem til 30.april 2011.
Kjernen i prosjektet har vært overføring av gjenstander fra museum til fellesmagasin.

I løpet av flytteprosessen har hver gjenstand gjennomgått følgende stadier:

1. Forarbeidet ved de enkelte museene:
a. Hver gjenstand er blitt hentet frem (og registrert i Primus)
b. En elektronisk flyttemelding har blitt sendt via et egenutviklet logistikksystem (LIMA-logistikk)

2. Mottak i fellesmagasin:
a. Forebyggende konservering ved skadedyrsanering (frysing)
b. Rengjøring ved støvsuging
c. Identifisering

3. Digitalisering:
a. Hver gjenstand er blitt fotografert, og på bakgrunn av dette er det bygget opp en digital dokumentasjonsdatabase som kan brukes som utgangspunkt for forskning, formidling og publisering.

4. Vurdering av tilstand:
a. Hver gjenstand har fått en tilstandskode, og vurderingen blir lagret i databasen. Dette vil bl.a. danne grunnlag for utarbeidelse av en konserveringsplan.

5. Dokumentert plassering i klimastyrt magasin:
a. Gjenstandene er magasinert blandet, dvs. uavhengig av samlingstilhørighet.

Underveis i prosessen har det vært mange utfordringer. Nye scenarier og uforutsette situasjoner har dukket opp. Dette har ført til at vi har måttet utvikle nye rutiner og justert de gamle der det har vært nødvendig.

Les rapporten her Flyt rapporten “På samlebånd”.

Prosjektet fikk støtte fra Kulturrådet og Vestfold fylkeskommune.

Bildet viser en medarbeider ved Samlingsforvaltningen i hvit frakk, foran mange ulike gjenstander.
Hvordan få orden? Foto: Mekonnen Wolday