Fotobevaring i Vestfoldmuseene

Avdelingene i Vestfoldmuseene IKS sender sine fotosamlinger til Samlingsforvaltningen for magasinering, slik de også gjør med gjenstandssamlingene.

Registrering i Fotostation og logitikksystemet NILS

Alt fotomateriale som skal lagres i fotomagasin på Hinderveien skal være sortert, minimumsregistrert og ved behov omemballert. Digitaliserte enkeltbilder blir registrert i FotoStation før disse blir publisert i Vestfoldmuseenes FotoWeb. Mengden av fotomateriale i museene er så stor at det vil være urealistisk å digitalisere og registrere alle enkeltbilder. Grunnet de store mengdene fotomateriale registreres fotosamlingene på serienivå i logistikksystemet. Dette innebærer at vi registrerer vesentlig informasjon om blant annet fotograf, antall, tidsperiode, format, materiale m.m. i logistikksystemet. 

Overføring til Hinderveien

Ved overføring til Samlingsforvaltningen blir fotomaterialet først plassert på ‘skittent mottak’. Alt materiale som kommer utenfra blir definert som ‘skittent’. I mottaket blir det deretter undersøkt og eventuelt rengjort, videre overført til ordningsrommet for eventuell omemballering til syrenøytrale fotokonvolutter og nye syrenøytrale esker.

Logistikk og strekkoder

Boksene fotografiene er plassert i blir så merket med strekkoder. Logistikksystemet holder rede på hvilke fotografier som ligger i hvilken boks. Deretter blir boksene plassert på hyller i magasinet. For alltid å ha oversikt over hvor materialet befinner seg bruker vi logistikksystemet til å strekkodelese boksene på plass en hylle. Når vi senere har behov for å finne frem et bilde, bruker vi logistikksystemet til å søke frem hvilken boks fotografiet ligger i og hvilken hylle boksen står på.

Klimastyrte fotomagasin

Ved Samlingsforvaltningen har vi to klimastyrte fotomagasiner. Klimaet i magasinene ligger på ca. 13 C° og 33 % relativ luftfuktighet (RF), og gjennom et klimaovervåkningssystem holdes det kontroll på at klimaet holder seg stabilt.

To hyller med hvite plastbokser fulle av hvite konvolutter
Fotobokser, Vestfoldmuseene.