Samlingsforvaltning

Samlingsforvaltning innebærer å ta best mulig vare på museenes samlinger.

Ganske ofte må museumsgjenstander flyttes på, for eksempel når vi får gaver til samlingene, eller når en utstilling skal tas ned og gjenstandene skal tilbake til magasin. Da vi overførte gjenstander fra museenes gamle magasiner til Samlingsforvaltningens nye klimastyrte magasiner, gikk alle gjenstander – med noen svært få unntak – gjennom alle trinnene beskrevet nedenfor.

Bildet viser en dame som skriver på data, og tre menn i bakgrunn.

REGISTRERING

Når nye gjenstander skal innlemmes i samlingene, eller skal tilbake til magasin etter utstilling,  er det viktig at det er tydelig hva som hører sammen. Derfor registreres ikke bare objektet i seg selv, men også alle dets eventuelle løse deler. Det kan være enkle gjenstander som en kanne med lokk, eller komplekse gjenstander som en umontert vev. Den som registrerer må være nøyaktig og systematisk. Delene merkes, og kan nå gå videre i systemet. Siden alle deler registreres, kan vi plassere dem på forskjellige hyller, eller forskjellige magasiner.

FRYSING

Ved mottak sorteres gjenstandene etter materiale. Materiale av tre, tekstil, papp og papir fryses, mens materiale av metall, glass, porselen, plast, horn og bein ikke fryses. Malerier fryses unntaksvis, avhengig av tilstanden på trerammer. Før frysing pakkes materialet i plast slik at det blir lufttett, for å hindre frysetørring. Når temperaturen i fryserommet har nådd 30 minusgrader, setter vi inn gjenstandene. En slik "sjokkfrysing" hindrer evt. skadedyr å produsere glykol, siden det ville gjort dem i stand til å overleve i den lave temperaturen. Når de sjokkfryses så dør de. Gjenstandene blir så stående i fryserommet i minimum 72 timer i minus 30 grader før det tas ut. Etter dette venter vi i ytterligere 24 timer før vi pakker opp, for at fuktigheten skal gå tilbake inn i gjenstandene igjen.

Bildet viser en person i hvit frakk med blå jakke som plasserer gjenstander på fryserommet.
Bildet viser en hånd med hanske som noterer på et skjema.

IDENTIFISERING

Etter frysing og i forbindelse med rengjøringen, er det tid for identifisering. Vi må vite HVA det er og hvilket av museene våre som eier gjenstanden. Derfor er merkingen av gjenstandene viktig. Alle løse deler må være merket og registrert. For at gjenstanden skal kunne gå videre i systemet, må det foreligge en flytteskjema og en strekkode, og vi må kontrollere at alle delene av objektet er med.

Siden Samlingsforvaltningen bare forvalter samlingene på vegne av eierne, er det helt avgjørende å ha kontroll på absolutt alt som blir tatt inn hos oss.

RENGJØRING

Etter frysing og identifisering er det tid for rengjøring. Gammel skitt og smuss bidrar til nedbrytning av materialet, så dette fjernes. Dette foregår hovedsakelig gjennom forsiktig støvsuging, eventuelt også med små børster /pensler. Dersom gjenstanden er skadet eller har løse deler, stabiliseres dette.

Støvsuging Foto: Mekonnen Wolday
Bildet viser Kaisa og Inger i hvite kjeledresser og med grønne hodeplagg, mens de ruller ut tapetet.

MUGGSANERING

Eventuelle mugginfiserte gjenstander settes tildekket til side i en uke på et tørt sted, etterpå støvsuges de grundig. Så inspiseres gjenstanden på nytt. Ved aktiv muggvekst behandles disse steder med 2-propanol. Spriten dreper ikke sporene, men tørker dem ut. Det holdes øye med gjenstanden i ytterligere en uke. I magasin må disse gjenstandene alltid oppbevares tildekket med klede og inspiseres med jevne mellomrom.

Mugginfeksjonen er som regel til stede i porøse objekter, og ved luftfuktighet over et visst nivå, aktiveres de. Gjenstander som har vært infisert medav aktiv mugg, må plasseres slik at det er god luftsirkulasjon rundt dem i magasinet.

Vi har et mål om at ingenting skal magasineres uten at det er fotografert. Hovedhensikten med digitale opptak er på den ene siden å ha et digitale bilder som dokumenterer gjenstanden ved mottak, og på den andre siden å tilgjengeliggjøre samlingene, gjennom Digitalt Museum. Antall opptak varierer ut fra størrelse, form og tilstand, vanligvis tar vi 3-4 opptak av hver gjenstand.

For at digitalisering av store mengder gjenstander skal bli så effektiv som mulig, sorterer fotografen først gjenstandene etter type, størrelse og farge. Slik slipper han å bytte mellom forskjellige typer opptaksytstyr så ofte. En sesjon med opptak består gjerne av 20-30 gjenstander som så overføres samlet til databasen og deretter til Digitalt Museum.

digitalisering_gjenstands_fotografering_flytteprosessen_gjenstander_samlingsforvaltningen_vestfoldmuseene_1772px
skadet kjelke

TILSTANDSBEDØMMING

Etter digitalisering blir gjenstandenes tilstand vurdert og registrert. Konservator plasserer hver gjentand i en bestemt tilstandskategori definert av en kode:
• Kode 0: Stabilt, kan brukes i utstilling, forskning og publisering.
• Kode 1: Tilfredsstillende, gjenstanden er slitt og skadet, men stabil. Forsiktig bruk.
• Kode 2: Dårlig, tegn på nedbrytning, høy risiko
• Kode 3: Ubrukelig, gjenstanden vil skades/ ødelegges ved håndtering.
Plassering av gjenstandene i disse tilstandskategoriene danner grunnlag for å utarbeide prioritert konserveringsplan.

BIidet viser en kjelke som fikk kode 3, og ble avhendet.

MAGASINERING

Nå er tiden kommet for å plassere gjenstanden på magasin. Mindre gjenstander blir pakket i esker, mens større gjenstander plasseres direkte på en hylle. Gjenstandene har allerede fått strekkode, og nå leses hver gjenstand på plass på hylla si. Slik vet vi – eller datasystemet vårt - til enhver tid hvor den enkelte gjenstand befinner seg. En gjenstand kan derfor i prinsippet plasseres hvor som helst. Vi er eksempelvis ikke avhengig av å holde alle gjenstander fra hvert museum, eller av en bestemt type, samlet. Vi kan også plassere ulike deler av én og samme gjenstand på forskjellig sted ved behov. Vi kan plassere en kommodeskuff med muggangrep på isolat, mens resten av kommoden går inn i magasin. Ved magasinering fokuserer vi på plasseffektivitet og bevaringsmessige hensyn.

Bildet viser en hånd som skanner en strekkode.
Bildet viser en collage av en dukke med blå øyne og brunt hår.

Preventiv konservering innebærer oppbevaringsforhold, emballering og andre tiltak som forebygger eller bremser nedbrytningen av materialet. Alle som jobber med museenes gjenstandsamlinger driver med preventiv konservering. Aktiv konservering derimot, skal bare gjennomføres av utdannede materialkonservatorer, og innebærer stabiliserende inngrep på gjenstander.