Hva er arkiv?

Arkiv er en samling av dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhet.

«Arkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet». Alle virksomheter skaper eller mottar dokumentasjon som hjelper dem til å oppnå det som er målet for virksomheten. Denne dokumentasjonen er i sum virksomhetens arkiv, og de fleste virksomheter lager et system i arkivet sitt slik at de kan finne igjen dokumentene når de har behov for det.

Ulike format og omfang

Dokumenter kan være på alle slags medier og i alle formater, f.eks. på pergament eller papir, i databaser eller på filer, på magnetbånd eller cd. Det har tradisjonelt oftest vært skriftlig materiale – håndskrevet, maskinskrevet, stensilert eller trykt. Men det kan også være fotografier, film, video og lydopptak, plakater, tegninger og kart. I dag er arkivdokumenter gjerne elektroniske.

Hva som kalles et arkiv bestemmes heller ikke av størrelsen. Et arkiv kan bestå av alt fra et enkelt dokument eller protokoll, til flere hyllemetere med arkivmateriale. Et arkivs verdi øker desto mer komplett dokumentasjonen er.

Arkiver som er ferdig ordnet, er systematisert på en bestemt måte, noe som resulterer i en arkivkatalog. Les mer om arkivkataloger her.

Unike dokumenter

Arkivdokumenter er unike, det vil si at det stort sett bare finnes ett eksemplar av hvert dokument i et arkiv. De er ikke trykt eller mangfoldiggjort på annen måte, så hvis et dokument i et arkiv går tapt, går også informasjonen i det dokumentet tapt for alltid. Arkivdokumenter må derfor voktes og sikres på en helt annen måte enn for eksempel bøker.

Arkiv er dokumenter i en sammenheng, det vil si at sammenhengen mellom dokumentene, den som oppsto da de ble skapt, ofte er like viktig som innholdet i hvert enkelt dokument. Derfor er det viktig å opprettholde den sammenhengen mellom dokumentene også etter at dokumentene er gått ut av daglig bruk.

Offentlig og privat

Arkiv kan være både fra offentlige og private virksomheter. Kommuner, fylkeskommuner og staten må forholde seg til lover og forskrifter når det gjelder arkiv, mens private aktører i større grad selv kan bestemme hva som skal bevares for ettertiden. Privat sektor er derfor klart underrepresentert i norske bevaringsinstitusjoner i forhold til statlig og (fylkes)kommunal.

Arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Privatarkivene er interessante som historiske kilder og er et viktig supplement og korrektiv til offentlig kildemateriale.

Privatarkiver kan være arkiver etter både bedrifter, organisasjoner, institusjoner og privatpersoner.

Arkivverket har delegert ansvaret for arbeidet med privatarkiver i tidligere Vestfold og  tidligere Buskerud til Vestfoldarkivet. Dette innebærer at vi gir arkivfaglig veiledning til andre som har privatarkiver som arbeidsfelt.

Viktige kilder

Arkiver er viktige kilder til kunnskap om fortida. For at disse kildene skal kunne sikres for framtida, bør de avleveres til en offentlig arkivinstitusjon for sikker oppbevaring. Denne arkivinstitusjonen, i dette tilfellet Vestfoldarkivet, gjør også arkivene tilgjengelige for publikum, som kan se på materiale på lesesalen eller få tilgang på andre måter.

De fleste av våre arkiver er tilgjengelige for publikum på lesesalen, med forbehold om at noe materiale er underlagt adgangsbegrensninger av hensyn til personvern og opphavsrett.

Ryggen av fire gamle protokoller merket med tallene 19, 20, 21 og 22
Utsnitt av protokoller med fint mønster
Arkivmateriale etter Skiringssal folkehøyskole i arkivmagasinet. Foto: Ingrid Nøstberg