Vestfoldmuseene har et mål om at ingenting skal magasineres uten at det er fotografert. Hovedhensikten med digitale opptak er på den ene siden å ha digitale bilder som dokumenterer gjenstanden ved mottak, og på den andre siden å tilgjengeliggjøre samlingene, gjennom Digitalt Museum.
Etter kvittering ut fra mottaket, også kalt skittent mottak, overføres gjenstandene til rent mottak for digitisering. Etter digitiseringmerkes mappene med et blått merke.
Hvorfor digitale dokumentasjonsopptak?
Hensikten med digitale dokumentasjonsopptak er flere. Vi ønsker for det første å ha et digitalt opptak som dokumenterer gjenstanden ved mottak. Antall opptak varierer ut fra størrelse, form og tilstand. Gjennomsnittlig antall er 3–4. Dersom det er spesielle karakteristika ved gjenstanden, som skader, preg, stempler, påskrifter med mer, dokumenteres dette spesielt.
Spesialopptak kan også bestilles av museene på forhånd, eller det kan bestilles av konservator som kan ha oppdaget spesielle forhold under rengjøring.
Digitiseringsmodul og teknisk standard
Som en del av LIMA-prosjektet ble det i løpet av pilotperioden utviklet en digitiseringsmodul som baserer seg på valg av gjenstand ut fra en liste med identifikatorer. Hvilke identifikatorer som er med på lista, og som dermed er tilgjengelige for digitisering, henger sammen med valg på objekttypenivå.
Det er etablert en teknisk standard for opptak og lagring av digitale opptak som imøtekommer de fleste behov for gjenbruk. De kan brukes til nettutstillinger, som grunnlag for trykt produksjon og som ren dokumentasjon. Det har blitt lagt vekt på dette fra starten for å sikre at de tilfeller hvor gjenstander må tas ut av magasin for digital redokumentasjon, blir så få som mulig.
Bærekraftig digitisering
Det er lagt vekt på å skåne gjenstandene mest mulig samtidig som det er et økonomisk og ressursmessig spørsmål, og det har blitt vurdert slik at det både er enklere og billigere å gjøre prosessen skikkelig én gang fremfor å måtte gjøre den flere ganger. Det er også etablert et system for lagring og håndtering av digitale opptak som gjør det mulig å tenke og gjennomføre en strategi for langtidsbevaring av digitale objekter.
For at digitisering av store mengder gjenstander skal bli så effektiv som mulig søker fotografen å ordne gjenstandene etter type, størrelse og farge. På denne måten følger en samlebåndsprinsippet. En sesjon med opptak består gjerne av 20–30 gjenstander som så overføres samlet til logistikksystemet.
Viktige identifikatorer
Et kritisk punkt i prosessen med digital dokumentasjon av gjenstandene er kontroll av gjenstandens identifikator mot dataregistrert identifikator. Ved oppstart av flytteprosessen ble identifikator registrert manuelt. I løpet av pilotperioden ble det utviklet et system som gjør at det velges fra liste med tilgjengelige objekter. Listen genereres på bakgrunn av blant annet objekttyperegistrering, og er et kritisk punkt for at koplingen mellom gjenstand og digital dokumentasjon blir korrekt.
Publisering til DigitaltMuseum
Fotografiene av gjenstandene blir siden publisert på DigitaltMuseum.