Fotoprosjektene FORA og FODAK

FORA står for FOtoRedningsAksjon, og var forprosjekt for FODAK. I prosjektet ble fotosamlinger i museene kartlagt, og det ble utarbeidet vurderingskriterier for fotosamlinger.

FORA-prosjektet ble gjennomført før Vestfoldmuseene IKS ble etablert, og var et samarbeid mellom Museumssenteret i Vestfold AS og de fire kulturhistoriske museene – Hvalfangstmuseet, Larvik Museum, Slottsfjellsmuseet og Nord-Jarlsbergmuseene. Disse er i dag avdelinger i Vestfoldmuseene. Gjennom FORA-prosjektet ble fotosamlinger og oppbevaringsforhold kartlagt, og vi startet for arbeidet med et logistikksystem for fotosamlinger. FORA-prosjektet var et forprosjekt, hvor bl.a. søknad til det treårige FODAK-prosjektet ble utformet.

I prosjektet startet vi arbeidet med å skissere en plan for bevaring og dokumentasjon av kulturhistorisk fotografi i Vestfold.

Delprosjekter i FORA:

• Kartlegging av mengde og oppbevaringsforhold
• Starte registrering og overføring av fotografi – PILOT
• Etablere samlings- og avhendingskriterier
• Etablere oversikt over særlig bevaringsverdige samlinger

Prosjektet kartla fotosamlingene i museene/avdelingene og innredet og ferdigstilte de nye fotomagasinene, og fikk støtte fra ABM-Utvikling. 

FODAK står for Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi. Kjerneaktiviteter i prosjektet var utvikling av logistikk-system, og overføring av foto til magasiner.

I forbindelse med dette ønsket vi å få flyttet museenes fotografiske samlinger over til fellesmagasinet på en oversiktlig og effektiv måte. Samtidig ønsket vi å få en bedre oversikt over fotosamlingene i de respektive avdelingene og på bakgrunn av dette kunne lage prioriteringslister til hvilket materiale man burde flytte først, og eventuelt gjøre andre tiltak med, som for eksempel digitalisering. Det finnes store mengder foto i avdelingenes samlinger, kanskje opp mot 3 millioner. Etableringen av et forvaltnings og dokumentasjonsprosjekt for foto, er et ledd i å ta denne mengdeutfordringen på alvor.

Utvikling av FODAK-logistikksystem

FODAK hadde noen kjerneaktiviteter. Den viktigste av disse var utviklingen av FODAK-logistikksystem, et prosess- og styringsverktøy for forvaltningen av fotosamlinger i Vestfoldmuseene. Logistikksystemet bruker strekkoder og strekkodelesing for blant annet å holde orden på hvor fotografiene står på magasinet. 

I systemet serieregistrerte vi samlingene med en fastsatt minimumsregistreing. Slik kan vi til enhver tid identifisere materialet som står på magasinet. Innad i samlingsregistreringen deler vi samlingen i passende kategorier, som materialtyper, årstall osv. På kategorinivå registrer vi deretter opplysninger om for eksempel når materiale ble flyttet, materialtype, størrelse, tilstand og hvordan materialet er emballert (konvolutter, plastmapper osv.)

Flytteprosess 

Den andre kjerneaktiviteten til prosjektet, var selve flytteprosessen. Avdelingene/museene i Vesfoldmuseene har ansvaret for dokumentasjonen av samlingene, mens Samlingsforvaltningen holder kontroll på logistikken. De fotoansvarlige i avdelingene og de ansatte på prosjektet utgjorde en «Fotogruppe» som hadde jevnlige møter. I møtene i gruppa/teamet ble arbeidet, problemstillinger og andre ting som berører arbeidet med fotografi diskutert. Til sammen prøver vi så å komme frem til gode løsninger som fremmer arbeidet med fotobevaringen.

FODAK-prosjektet ble støttet av Norsk Kulturråd og Vestfold Fylkeskommune.