Om Samlingsforvaltningen

Samlingsforvaltning innebærer å ta best mulig vare på museenes samlinger. Ganske ofte må museumsgjenstander flyttes på, for eksempel når vi får gaver til samlingene, eller når en utstilling skal tas ned og gjenstandene skal tilbake til magasin.

Da vi overførte gjenstander fra museenes gamle magasiner til Samlingsforvaltningens nye klimastyrte magasiner, gikk alle gjenstander – med noen svært få unntak – gjennom alle trinnene beskrevet nedenfor.

Når nye gjenstander skal innlemmes i samlingene, eller skal tilbake til magasin etter utstilling,  er det viktig at det er tydelig hva som hører sammen. Derfor registreres ikke bare objektet i seg selv, men også alle dets eventuelle løse deler. Det kan være enkle gjenstander som en kanne med lokk, eller komplekse gjenstander som en umontert vev. 

Den som registrerer må være nøyaktig og systematisk. Delene merkes, og kan nå gå videre i systemet. Siden alle deler registreres, kan vi plassere dem på forskjellige hyller, eller forskjellige magasiner.

Ved mottak sorteres gjenstandene etter materiale. Tre, tekstil, papp og papir fryses, mens materiale som metall, glass, porselen, plast ikke fryses. Malerier fryses kun unntaksvis. 

Før frysing pakkes materialet i plast slik at det blir lufttett, for å hindre frysetørring og kondens på gjenstandens overflate. Når temperaturen i fryserommet har nådd 30 minusgrader, setter vi inn gjenstandene. 

En slik "sjokkfrysing" hindrer evt. skadedyr å produsere glykol, siden det ville gjort dem i stand til å overleve i lave temperaturer. For å drepe alle stadier av skadedyr (egg, larver og voksne individer) blir gjenstandene så stående i fryserommet i minimum 72 timer i minus 30 grader før de tas ut. 

Etter dette venter vi i ytterligere 24 timer før vi pakker opp, for at fuktigheten skal gå tilbake inn i gjenstandene igjen. Frysing er bare en av flere metoder for skadedyrbekjempelse.

Etter frysing og i forbindelse med rengjøringen, er det tid for identifisering av gjenstandene. Vi må vite hva det er og hvilket av museene våre som eier gjenstanden. Derfor er merkingen av gjenstandene viktig. 

Alle løse deler må være merket og registrert. For at gjenstanden skal kunne gå videre i systemet, må det foreligge en flytteskjema og en strekkode, og vi må kontrollere at alle delene av objektet er med.

Siden Samlingsforvaltningen bare forvalter samlingene på vegne av eierne, er det helt avgjørende å ha kontroll på absolutt alt som blir tatt inn hos oss.

Etter frysing og identifisering er det tid for rengjøring. Gammel skitt og smuss bidrar til nedbrytning av materialet, så dette må fjernes. Dette foregår hovedsakelig tørt gjennom forsiktig støvsuging, eventuelt med små børster/pensler. 

Noen ganger trengs i tillegg en fuktig rengjøring. Dersom gjenstanden er skadet eller har løse deler, konsolideres og stabiliseres dette av gjenstandskonservator.

Eventuelle mugginfiserte gjenstander settes i karantene for nærmere observasjon. Ved aktiv muggvekst må gjenstanden settes i områder med lavt relativ fuktighet for å inaktivere muggsoppen. 

Etterpå skal gjenstanden rengjøres grundig med blant annet børste/pensel og støvsuger. Ytterlig behandling avhenger tilstanden og skadeomfanget. Gjenstanden merkes spesielt og inspiseres med jevne mellomrom. 

Det er viktig at gjenstanden oppbevares eller utstilles i klimaregulerte lokaler med relativ luftfuktighet under 60%. Muggsoppveksten foregår hovedsakelig på overflaten og trenger sjeldent dypere inn i materiale enn noen få millimeter. 

Støv og skitt leverer næring og holder fuktighet ved overflaten som så sørger for beste levevilkår til muggsopp. Beste mulighet for forebygging av muggsoppvekst er renhold, god luftsirkulasjon og relativ fuktighet under 60%.

Vestfoldmuseenes samlingsforvaltning har et mål om at ingenting skal magasineres uten at det er fotografert. Antall opptak varierer ut fra størrelse, form og tilstand, vanligvis tar vi tre-fire opptak av hver gjenstand.

Hovedhensikten med digitale opptak er på den ene siden å ha digitale bilder som dokumenterer gjenstanden ved mottak, og på den andre siden å tilgjengeliggjøre samlingene, gjennom Digitalt Museum. 

For at digitaliseringen av store mengder gjenstander skal bli så effektiv som mulig, sorterer fotografen først gjenstandene etter type, størrelse og farge. Slik slipper vi å bytte mellom forskjellige typer opptaksutstyr flere ganger. 

En sesjon med opptak består gjerne av 20-30 gjenstander som så overføres samlet til databasen og deretter publiseres til Digitalt Museum.

Etter digitalisering blir gjenstandenes tilstand vurdert og registrert. Konservator plasserer hver gjenstand i en bestemt tilstandskategori definert av en kode:

• Kode 0: Stabilt. Kan brukes i utstilling, forskning og publisering.
• Kode 1: Tilfredsstillende. Slitt og skadet, men stabil. Forsiktig bruk.
• Kode 2: Dårlig. Tegn på nedbrytning, høy risiko.
• Kode 3: Ubrukelig. Vil skades/ ødelegges ved håndtering.

Plassering av gjenstandene i disse tilstandskategoriene danner grunnlag for å utarbeide prioritert konserveringsplan. 

Preventiv konservering innebærer oppbevaringsforhold, emballering og andre tiltak som forebygger eller bremser nedbrytningen av materialet. Alle som jobber med museenes gjenstandssamlinger driver med preventiv konservering.

Aktiv konservering derimot, skal bare gjennomføres av utdannede materialkonservatorer, og innebærer stabiliserende inngrep for å bevare gjenstanden.

Nå er tiden kommet for å plassere gjenstanden på magasin. Mindre gjenstander blir pakket i esker, mens større gjenstander plasseres direkte på en hylle. 

Ved magasinering fokuserer vi på plasseffektivitet og bevaringsmessige hensyn. Gjenstandene har allerede fått strekkode, og nå leses hver gjenstand på plass på hylla si. Slik vet vi, gjennom datasystemet vårt, til enhver tid hvor den enkelte gjenstand befinner seg. 

En gjenstand kan derfor i prinsippet plasseres hvor som helst. Vi er altså ikke avhengig av å holde alle gjenstander fra hvert museum, eller at en bestemt type er samlet. Vi kan også plassere ulike deler av én og samme gjenstand på forskjellig sted ved behov; for eksempel en kommodeskuff med muggangrep på isolat, mens resten av kommoden går inn i magasin.