Avlevere arkiv?

Melding om avlevering

Når en virksomhet skal avlevere arkivmateriale til Vestfoldarkivet, må denne i god tid gi melding til Vestfoldarkivet om hva som skal avleveres og oppgi estimert mengde.

Virksomheten har selv ansvar for å besørge transport til Vestfoldarkivet. Arkivmaterialet må være pakket i flytteesker, merket med virksomhetens navn og innhold.

Kontakt oss på epost vestfoldarkivet@vestfoldmuseene.no

Kontaktperson papirarkiv: Ingrid Nøstberg

Kontaktperson elektronisk arkiv: Rolf B. Holte

Avlevering skal skje ved følgende tilfeller:

• Papirarkiver avleveres når det er gått ca. 25-30 år etter at sakene er avsluttet. Det kan inngås avtale om avlevering av yngre materiale.
• Digitalt skapte arkiver avleveres så snart det er praktisk mulig etter periodisering/avslutning.
• Når virksomheten legges ned eller omorganiseres på en slik måte at ingen ny virksomhet samlet overtar dens sentrale arbeidsoppgaver
• Når virksomheten endrer forvaltningsstatus fra fylkeskommunal til kommunal eller statlig, eller privatiseres
• Personregistre skal avleveres når formålet med opprettelsen av registeret ikke lenger oppfylles (gått ut av administrativ bruk)

Periodevis avlevering

En avlevering skal i størst mulig grad bestå av en samlet tidsperiode. Med dette menes at samtlige arkivserier innen perioden skal avleveres. Registre som dekker flere arkivperioder, avleveres sammen med den yngste perioden. De periodevise avleveringene skal skje jevnlig.

Når det gjelder personregistre (f.eks. klientarkiv, elevarkiv, pasientjournaler) skal disse avleveres når de har gått ut av aktiv bruk. I personopplysningslovens § 28 heter det at «den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen». Personregistre skal ikke slettes!

Nedleggelse og skifte av forvaltningsstatus

Dersom en fylkeskommunal virksomhet nedlegges, skal arkivet klargjøres for avlevering til Vestfoldarkivet eller for overføring til en virksomhet som overtar saksområdet. Arkiver som ikke blir overført til annen virksomhet, skal avleveres straks. Samme prosedyre skal benyttes når en fylkeskommunal virksomhet går over til å være privat eller skifter status til kommunal eller statlig.

Her finner du nærmere informasjon om fremgangsmåte for avlevering av fylkeskommunale papirarkiver

Retningslinjene gjelder for Vestfold fylkeskommune, både sentraladministrasjonen og ytre virksomheter.

Retningslinjene har også gyldighet for andre virksomheter der fylkeskommunen er medeier og det foreligger vedtak om at arkivet skal avleveres Vestfoldarkivet.

Retningslinjene er utarbeidet med hjemmel i:

• Forskrift om offentlege arkiv av 01.01.2018 og
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) av 01.01.2018.

Under utarbeidelse.

Kontakt oss på epost vestfoldarkivet@vestfoldmuseene.no for nærmere informasjon.

Kontaktperson: Rolf B. Holte

Kommuner, fylkeskommuner og staten må forholde seg til flere lover når det gjelder arkiv.

Her finner du en oversikt over og lenker til de viktigste lovtekstene og forskriftene.