Avlevere arkiv?

Kontakt oss på epost vestfoldarkivet@vestfoldmuseene.no

Her ønsker vi at du skriver hva slags arkiv det er snakk om, med en beskrivelse av materialet og informasjon om hvem som har skapt det.

Vi vil da gjøre en vurdering på hvorvidt dette er et bevaringsverdig arkiv, og ta kontakt for avklaring.

Ved eventuell avlevering gjøres en nærmere avtale for tid.

Tidspunkt for avlevering

For organisasjoner som ikke er avviklet, er et arkiv modent for avlevering når arkivmaterialet ikke lenger er i aktiv bruk – det vil si når man ikke lenger har behov for å hente ut dokumenter i arkivet i forbindelse med den daglige virksomheten.

Tilvekster til allerede overført arkiv bør ikke skje oftere enn cirka hvert 10. år. Unntaket er om organisasjonen/virksomheten blir nedlagt, eller om man skal flytte til andre lokaler eller lignende.

Styrevedtak om avlevering

For foreninger, lag og organisasjoner som ikke er avviklet, bør det foreligge et styrevedtak på avgjørelsen om avlevering.

Forberedelser til avlevering

1. Oversikt og innsamling

Få oversikt over arkivmaterialet. Involver gjerne relevante personer i organisasjonen gjennom å informere om den forestående avleveringen. Ta også kontakt med tidligere ansatte/vervsinnehavere for å få samlet sammen arkivmateriale som måtte befinne seg privat.

2. Grovordning

Før avlevering skal den/de som avleverer, gjøre en grovordning av materialet. For å gjøre grovordningen av arkivet enklest mulig, er det en fordel at alt materiale til sist samles på ett sted.

En grovordning innebærer å skille arkivets ulike serier fra hverandre. Et arkiv består som regel av flere arkivserier. Se punkt 4. Lengden på en arkivserie kan variere fra én protokoll til et titalls arkivbokser.

3. Flere arkivskapere?

Det hender at man har flere arkiver, det vil si at de dokumentene man har kommer fra ulike organisasjoner. For eksempel ved at man har tatt i mot arkivet fra en «søsterorganisasjon» som er nedlagt.

Aller først bør man sørge for å skille arkivene fra hverandre. Det er viktig ikke å blande materiale som er skapt av ulike arkivskapere/organisasjoner. Disse må ordnes hver for seg.

4. Ulike arkivserier

Arkiv ordnes (sorteres) i ulike arkivserier, etter hva slags innhold det er. Utgangspunktet er det som på fagspråket heter allment arkivskjema. Dette er de vanligste arkivseriene:

• Møtebøker – Forhandlingsprotokoller, styreprotokoller, medlemsprotokoller, generalforsamlinger. Møtereferater finnes i protokoller og/eller som referater på løse ark. Finnes referatene i permer, avleveres disse, men sørg for at referatene ligger i kronologisk rekkefølge. Løse referater kan også legges i arkivomslag.
• Årsmeldinger – Noen organisasjoner skiller ut årsmeldinger som en egen serie, men ikke sjelden inngår årsmeldingene i styremøteprotokollene.
• Postjournaler – Et register over innkommet post der avsender/mottaker, brevets innhold og ekspedisjon føres opp.
• Saks- og korrespondansearkiv – Mest vanlig er inngående og utgående brev – gjerne inndelt etter dato/år. Større organisasjoner har gjerne et saksarkiv som er emneinndelt, ofte etter en arkivnøkkel. Ved avlevering bør man sørge for å ordne korrespondansen kronologisk; enten inn- og utgående kronologisk, eller inngående og utgående kronologisk, hver for seg. Dette avhenger av hvilket system organisasjonen har fulgt i utgangspunktet.
• Personal/medlemmer – Medlemslister, kontingentoversikter, dokumentasjon vedrørende alt som har med organisasjonens menneskelige ressurser å gjøre – som ansettelser, attester etc.
• Eiendomsforvaltning – Dokumentasjon omkring eiendom og inventar.
• Regnskap – Serien omfatter regnskapsprotokoller som kassabøker, memorialer, kontobøker, hovedbøker osv., evt. med bilag om disse finnes bevaringsverdige.
• Fotografier, film og lydopptak – Materialet bør i størst mulig grad beskrives; hva, hvem og når. Et fotografi mister mye av kildeverdien om motiv/personer på bildet ikke er identifisert.
• Gjenstander – Hører normalt ikke hjemme i et arkiv, men noen type gjenstander betraktes som arkivmateriale i kraft av sin tilknytning til selve arkivet. Dette gjelder blant annet gjenstander brukt til profilering, slik som  jakkemerker, kulepenner, klistremerker m.m., stempler, modeller, faner og flagg, medaljer og hedersbevisninger .
• Egenproduserte trykksaker – Dette er trykksaker organisasjonen selv har produsert; for eksempel årsberetninger, bøker, tidsskrifter, reklame og plakater, valgmateriell.
• Avisutklipp -Selv om avisutklipp strengt tatt ikke er arkivmateriale, er det hensiktsmessig å ta vare på avisutklipp som organisasjonen har samlet gjennom årene. Her finnes mye nyttig informasjon for arkivbruker knyttet til organisasjonen, bransjen og så videre.
• Spesialserier -Seriene beskrevet over er generelle serier som gjerne finnes i alle typer organisasjoner. Hver enkelt organisasjon produserer imidlertid også særegent arkivmateriale. Dette er dokumentasjon som kan knyttes til eget arbeidsfelt – som kampanjer, seminarer, prosjekter, kommune- og stortingsvalg, utflukter og jubileer.

5. Hva hører ikke hjemme i arkivet?

• Trykksaker og rundskriv produsert av andre instanser hører ikke hjemme i arkivet. Dette gjelder for eksempel rundskriv fra hovedorganisasjonen. Om det har betydning for en bestemt sak eller om det finnes en viktig påskrift på rundskrivet, kan et eksemplar beholdes. Hvis ikke, tas det ut av arkivet.
• Invitasjoner og reklame fra andre holdes også utenfor.
• Dubletter kastes, det er tilstrekkelig med ett, maksimum to eksemplarer av et dokument.
• Regnskapsbilag regnes som arkivuverdig, med mindre det ikke er store mangler i øvrig regnskapsmateriale. Unntak gjøres også om regnskapsbilagene er eldre enn ca. 1950. NB. I henhold til regnskapsloven er organisasjonen pliktig å beholde regnskapsbilag yngre enn fem år før de kasseres. Disse avleveres imidlertid ikke til Vestfoldarkivet.

Ta kontakt om behov for hjelp til å vurdere hva som skal bevares. Det er bedre å beholde noen dokumenter for mye, enn at noe av betydning kastes.

6. Avleveringslister

Før arkivet overføres til Vestfoldarkivet, utarbeides en avleveringsliste med en oversikt arkivets serier. Det bør fremgå av listen om det er dokumentasjon i seriene som bør klausuleres av hensyn til personvernet.

7. Pakking av arkivet

Arkivet pakkes i flytteesker. 

Avlevering og skriftlig avtale

Tidspunkt for avlevering av arkivet avtales på forhånd.

Når arkivet avleveres inngås en skriftlig avtale med Vestfoldarkivet om vilkår for overføring, eiendomsrett (avlevering eller deponering) og bruk av arkivet.

Avlevering innebærer at eiendomsretten overføres til Vestfoldarkivet.

Ved deponering har arkivinstitusjonen disposisjonsrett til materialet og tidspunkt for tilbakeføring nedfelles i den skriftlige avtalen.

I det siste tilfellet blir ikke ordning av materiale prioritert uten økonomisk kompensasjon.

Prinsipielt er det ønskelig med størst mulig åpenhet, noe som styrker informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen og rettstryggheten for den enkelte, men av og til er det nødvendig å innskrenke innsyn i materiale som berører personlige forhold. Men private rettssubjekter har anledning til å begrense innsyn i deler av arkivet, for eksempel for å beskytte forretningshemmeligheter.

Etter avlevering

Avlevert arkivmateriale vil bli systematisert, katalogisert og oppbevart i et klimaregulert magasin.

Finordning av store arkiver kan medføre store økonomiske kostnader som vil være vanskelig for institusjonen å bære alene. Ordning av deponert materiale blir ikke prioritert uten økonomisk kompensasjon.

Ferdige kataloger publiseres på Arkivportalen.no – det vil si at interesserte får informasjon om hvor det avleverte materialet er.

Offentlig tilgjengelig arkivmateriale kan ses på vår lesesal.