En av Vestfoldarkivets oppgaver er å sørge for planmessig innsamling av arkiv, med utgangspunkt i Vestfoldarkivets egen bevaringsplan. ​

Innsamlingen foregår både ved at vi aktivt kontakter bedrifter og organisasjoner på bevaringsplanen, men også ved at organisasjoner og privatpersoner tar kontakt med ønske om å avlevere.

Vestfoldarkivets bevaringsplan for privatarkiver.

Offentlige arkiver er regulert av Arkivloven med forskrifter. Avlevering av de fylkeskommunale arkivene gjøres i tett samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune og Vestfoldarkivet.

Når vi mottar et arkiv registrerer vi først sentrale opplysninger og sender materialet til frysing. Deretter plasseres arkivet i vårt klimavennlige magasin. 

Når arkivet ordnes og registrers blir materialetsortert i logiske serier. Samtidig blir innholdet beskrevet slik at det er mulig å finne tilbake til. Etter det blir arkivet registrert i arkivsystemet Asta før det blir publisert til Arkivportalen.no. 

Alt dette er et ledd i arbeidet for å gjøre arkivene tilgjengelige for samfunnet.

En av våre viktigste oppgaver er å behandle forespørsler om innsyn. 

Vestfoldarkivet får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter, som kan gjelde både privat og fylkeskommunalt materiale.​

Gjennom rollen som koordinerende institusjon for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud, tilbyr vi også råd og veiledning til alle institusjoner som jobber med privatarkiver i regionen. I den forbindelse arrangerer vi nettverksmøter og kurs.

Vi veileder også om ordning og registrering av arkiv til fylkeskommunen og private aktører som skal avlevere arkivene sine.

I tillegg tilbyr vi veiledning til brukere av materialet - både på lesesalen, på nettsiden og gjennom tjenesten SPØR EN ARKIVAR.

En annen av våre oppgaver er å gjøre samfunnet rundt oss oppmerksom på den verdien arkivene representerer. 

Vestfoldarkivets formidling retter seg mot skolen gjennom Den kulturelle skolesekken. I tillegg formidler vi til et allment publikum gjennom gratis foredrag, kurs og arrangementer. 

Vestfoldarkivets ansatte skriver også artikler med vårt materiale som utgangspunkt. Dette blir gjort tilgjengelig her på nettsiden, men vi bruker også Wikipedia, sosiale medier og media - i tillegg til vårt eget lokalhistoriske magasin ARKIVERT.