Forespørsler og saksbehandling
En av våre viktigste oppgaver er å behandle forespørsler om innsyn.
Vestfoldarkivet får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter, som kan gjelde både privat og fylkeskommunalt materiale.
Veiledning
Gjennom rollen som koordinerende institusjon for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud, tilbyr vi også råd og veiledning til alle institusjoner som jobber med privatarkiver i regionen. I den forbindelse arrangerer vi nettverksmøter og kurs.
Vi veileder også om ordning og registrering av arkiv til fylkeskommunen og private aktører som skal avlevere arkivene sine.
I tillegg tilbyr vi veiledning til brukere av materialet - både på lesesalen, på nettsiden og gjennom tjenesten Spør en arkivar.
Innsamling av arkiver
En av Vestfoldarkivets oppgaver er å sørge for planmessig innsamling av arkiv, med utgangspunkt i Vestfoldarkivets egen bevaringsplan.
Innsamlingen foregår både ved at vi aktivt kontakter bedrifter og organisasjoner på bevaringsplanen, men også ved at organisasjoner og privatpersoner tar kontakt med ønske om å avlevere.
Offentlige arkiver er regulert av Arkivloven med forskrifter. Avlevering av de fylkeskommunale arkivene gjøres i tett samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune og Vestfoldarkivet.
Ordning og tilgjengeliggjøring
Når vi mottar et arkiv registrerer vi først sentrale opplysninger og sender materialet til frysing. Deretter plasseres arkivet i vårt klimavennlige magasin.
Når arkivet ordnes og registrers blir materialet sortert i logiske serier. Samtidig blir innholdet beskrevet slik at det er mulig å finne tilbake til.
Etter det blir arkivet registrert i arkivsystemet Asta før arkivets katalog (oversikt over innhold) blir publisert på Arkivportalen.
Alt dette er et ledd i arbeidet for å gjøre arkivene tilgjengelige for samfunnet.
Formidling
En annen av våre oppgaver er å gjøre samfunnet rundt oss oppmerksom på den verdien arkivene representerer.
Vestfoldarkivets formidling retter seg mot skolen gjennom Den kulturelle skolesekken.
I tillegg formidler vi til et allment publikum gjennom blant annet foredrag og artikler i vårt eget lokalhistoriske magasin Arkivert og på DigitaltMuseum.
Arkiver dokumenterer beslutninger, handlinger og minner. Arkivene bidrar til både individets og fellesskapets hukommelse. Åpen tilgang til arkiver beriker kunnskapen om samfunnet, fremmer demokrati og beskytter innbyggernes rettigheter.
- 1/1