Tilgang til avlevert materiale
- Tilgang til digitalt skapt materiale gis i form av kopi.
- I særskilte tilfeller kan arkivmateriale lånes tilbake.
- Materialet må da sikres like godt som i Vestfoldarkivet.
- Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale.
- Tilbakelånt materiale må heller ikke lånes videre til andre.
Ta kontakt med Vestfoldarkivet for nærmere avtale.
Tannhelsetjenesten i Vestfold
Om kopi og tilbakelån av pasientjournaler:
- Pasientopplysninger sendes ikke per epost
- Klinikkene henvender seg i til Vestfoldarkivet pr. telefon: 970 67 296
- Vestfoldarkivet trenger pasientens navn og fødselsnummer, arkivskaper og hvor kopier av journal skal sendes
- Kopi av journalen sendes i vanlig post
- Har klinikken behov for røntgenbilde, må dette avtales nærmere og sendes rekommandert
Melding om avlevering
Når en virksomhet skal avlevere arkivmateriale til Vestfoldarkivet, må denne i god tid gi melding til Vestfoldarkivet om hva som skal avleveres og oppgi estimert mengde.
Den enkelte virksomhet har selv ansvar for at arkivmaterialet som skal avleveres er ferdig arkivbegrenset og kassasjonsbehandlet, ordnet, emballert, merket og pakket. Se retningslinjer nedenfor.
Virksomheten har selv ansvar for å besørge transport til Vestfoldarkivet. Arkivmaterialet må være pakket i flytteesker, merket med virksomhetens navn og innhold.
Kontakt oss på epost vestfoldarkivet@vestfoldmuseene.no
Kontaktperson elektronisk arkiv: Rolf B. Holte
Avlevering skal skje ved følgende tilfeller:
- Papirarkiver avleveres når det er gått ca. 25-30 år etter at sakene er avsluttet. Det kan inngås avtale om avlevering av yngre materiale.
- Digitalt skapte arkiver avleveres så snart det er praktisk mulig etter periodisering/avslutning.
- Når virksomheten legges ned eller omorganiseres på en slik måte at ingen ny virksomhet samlet overtar dens sentrale arbeidsoppgaver
- Når virksomheten endrer forvaltningsstatus fra fylkeskommunal til kommunal eller statlig, eller privatiseres
- Personregistre skal avleveres når formålet med opprettelsen av registeret ikke lenger oppfylles (gått ut av administrativ bruk)
Periodevis avlevering
En avlevering skal i størst mulig grad bestå av en samlet tidsperiode. Med dette menes at samtlige arkivserier innen perioden skal avleveres. Registre som dekker flere arkivperioder, avleveres sammen med den yngste perioden. De periodevise avleveringene skal skje jevnlig.
Når det gjelder personregistre (for eksempel klientarkiv, elevarkiv, pasientjournaler) skal disse avleveres når de har gått ut av aktiv bruk. I personopplysningslovens § 28 heter det at «den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen».
Personregistre skal ikke slettes!
Nedleggelse og skifte av forvaltningsstatus
Dersom en fylkeskommunal virksomhet nedlegges, skal arkivet klargjøres for avlevering til Vestfoldarkivet eller for overføring til en virksomhet som overtar saksområdet. Arkiver som ikke blir overført til annen virksomhet, skal avleveres straks. Samme prosedyre skal benyttes når en fylkeskommunal virksomhet går over til å være privat eller skifter status til kommunal eller statlig.
Retningslinjene gjelder for tidligere Vestfold fylkeskommune, både sentraladministrasjonen og ytre virksomheter, og har også gyldighet for andre virksomheter der fylkeskommunen er medeier og det foreligger vedtak om at arkivet skal avleveres Vestfoldarkivet.
Ordning og klargjøring av arkivmaterialet
1. Sortering
Først må materialet grovsorteres etter arkivskapere (forvaltningsenheter). I mange tilfeller vil en virksomhet kun være én arkivskaper, mens i andre tilfeller kan virksomheten ha arkiver fra flere arkivskapere. For eksempel vil skolene ofte ha arkiver etter flere tidligere skoler. Arkivmaterialet fra forskjellige arkivskapere må under ingen omstendighet blandes (jfr. proveniensprinsippet).
Innen hver arkivskaper skiller man så de enkelte arkivserier fra hverandre i henhold til Arkivskjemaet. Det er praktisk å begynne å registrere kronologiske serier som møtebøker, journaler, kopibøker og andre registre. Deretter ordnes den delen av arkivet som er oppbevart i bokser, mapper, permer o.l.
2. Rensing, arkivbegrensning og kassasjon
Det er ikke alt som ligger i det uordnede arkivet som skal bevares. Papirarkiv må renses for binders, plastomslag o.l. Likeledes må det foretas arkivbegrensning etter gjeldende regelverk, se arkivforskriften § 14. Det vil si at arkivuverdig materiale som dubletter, kladdenotater, rundskriv og trykt materiale produsert av andre, skal fjernes.
Arkivmaterialet skal være kassasjonsbehandlet før avlevering. Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet/destruert på forsvarlig måte. Kassasjon kan kun skje etter gjeldende regler gitt av Riksarkivaren i kap. IV i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift). Dersom det er tvil vedrørende kassasjon, ta kontakt med Vestfoldarkivet.
Papirarkiver skal rengjøres for støv og smuss hvis nødvendig før avlevering. Dette kan enten børstes eller støvsuges bort. Dersom materialet er eller har vært skadet som følge av mugg, fukt, skadedyr e.l. må Vestfoldarkivet kontaktes for nærmere instruksjon før en avlevering kan skje.
3. Pakking
Arkivdokumenter i løsbladsform må legges i arkivmapper og deretter i arkivbokser. Både mapper og bokser må være syrefrie.
Arkivdokumenter som hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene merkes med innholdsbeskrivelse og tidsperiode (fra år – til år). Mappene legges deretter i arkivbokser som merkes med arkivskapernavn, arkivserie, tidsperiode og løpenr. innenfor serien. For sakarkiv bør det i tillegg påføres arkivkoder, og for spesialserier fra sak – til sak (f.eks. Personalarkiv A-G eller Klientarkiv 01.01-31.03).
Innbundne protokoller kan beholdes slik de er, evt. legges i arkivbokser dersom det er hensiktsmessig. Fotografier må legges i syrefrie konvolutter eller omslag, og deretter i arkivbokser. Arkivmateriale som ikke kan legges i vanlige arkivbokser, f.eks. kart og tegninger, må pakkes inn på annen hensiktsmessig måte.
All merking skal være i overensstemmelse med avleveringslisten. Merkingen er foreløpig, og man må derfor benytte blyant. Endelig merking skjer i Vestfoldarkivet med Vestfoldarkivets standardetiketter.
For nærmere informasjon om mapper, bokser og annen emballasje, ta kontakt med Vestfoldarkivet.
4. Avleveringslister og beskrivelse av arkivet
Det må også utarbeides avleveringslister over alt arkivmaterialet som skal avleveres. Listene skal alltid påføres arkivskaper, arkivserie, tidsperiode og stykknr. pr enhet (dvs. arkivboks eller protokoll). For kronologiske serier skal det påføres tidsrom (fra år – til år) for hver enkelt arkivenhet (protokoll eller boks). Sakarkiv og spesialserier skal registreres på mappenivå. For klientarkiv skal separat register over klientmappene følge avleveringen.
Dersom enkelte arkivsaker er klausulert (unntatt offentlighet), føres dette på listen i merknadsrubrikken. Ved unntak fra offentlighet, skal hjemmel oppgis.
Avleveringslistene skal utarbeides i Excel, etter egen mal. Kontakt Vestfoldarkivet for nærmere spesifikasjon. Ved eventuelle endringer i oppsettet for avleveringslister skal dette godkjennes av Vestfoldarkivet.
Sammen med avleveringslistene skal det også legges ved en beskrivelse av arkivet. Beskrivelsen skal inneholde relevante opplysninger om arkivets innhold, en kort historikk om virksomheten til det organet som har skapt arkivet, opplysning om materialets fysiske tilstand osv. Det skal også legges ved kopi av de arkivnøkler som arkivmaterialet er ordnet etter.
Godkjenning av avlevering
Når arkivet er ordnet og avleveringslistene ferdigskrevet, skal listene oversendes Vestfoldarkivet for godkjenning. Det må samtidig opplyses om det totale omfanget på avleveringen (antall hyllemeter). Også tidspunktet for den fysiske avleveringen avtales med Vestfoldarkivet.
Pakking og transport
Det er avleverende virksomhet som har ansvaret for pakking og transport til Vestfoldarkivet. Både protokoller og arkivbokser bør pakkes i større esker for transporten. Disse transporteskene skal nummereres fortløpende og samme løpenummer påføres avleveringslisten, slik at det klart fremgår av listen i hvilke esker de ulike arkivstykkene befinner seg.
Arkiv som inneholder personopplysningsmateriale eller andre fortrolige opplysninger må sendes i lukkede bokser. Hvis virksomheten ikke selv besørger transporten, bør en funksjonær følge med og kontrollere denne.
Avlevering
1. Kvittering
Når Vestfoldarkivet har mottatt en avlevering, vil denne bli kontrollert opp mot avleveringslistene. Avleverende instans vil få en kvittering som bekrefter mottatt materiale og mengden av dette.
2. Oppbevaring
Vestfoldarkivet vil, uten omkostninger for avleverende virksomhet, overta de avleverte arkivene til oppbevaring.
3. Katalogisering
Vestfoldarkivet vil etter hvert katalogisere materialet. Normale utgifter ved veiledning, etikettering, katalogføring og oppbevaring dekkes av Vestfoldarkivet.
Avleverende virksomhet vil få tilgang til katalogen gjennom Arkivportalen.no. En kopi av arkivkatalogen kan eventuelt bli tilsendt på forespørsel.
4. Eventuell etterordning av Vestfoldarkivet
Dersom et arkiv avleveres i en tilstand som avviker fra retningslinjene, slik at Vestfoldarkivet må foreta større ordningsarbeider etter at materialet er mottatt, kan Vestfoldarkivet enten returnere materialet eller kreve kompensasjon for det ekstra ordningsarbeidet. Avleverende virksomhet vil imidlertid bli kontaktet og rådspurt i slike tilfeller.
