Hvordan lese arkivkataloger?

En arkivkatalog er en systematisk fortegnelse over et arkiv, der hvert enkelt arkivstykke er listet opp. Et arkivstykke kan være en arkivboks, protokoll, digital enhet eller liknende. Arkivstykkene er inndelt i ulike serier.

For å finne frem i arkivmaterialet er det viktig å vite hvordan arkivene er bygget opp. I dag lages de fleste arkivkataloger i et elektronisk system, og for det meste benyttes programvaren Asta. Her beskrives arkivskaper og arkiv ved hjelp av tekstfelt, kategorier, signaturer og ulike typer relasjoner. De digitale arkivkatalogene publiseres så på Arkivportalen, slik at du som som bruker kan finne frem til informasjon om arkivene.

Arkivkatalogenes oppbygging

Katalogene er stort sett bygget over en felles lest, der hovedprinsippet er at like arkivtyper står listet opp sammen under det vi kaller serier. En serie (eller arkivserie) kan være korrespondanse, en annen kan være personalmapper, regnskapsprotokoller eller årsmøteprotokoller. På den måten får du allerede i utgangspunktet en god oversikt over arkivet og hvor du skal lete videre etter det du er på jakt etter.

I statlige arkiver og større privatarkiver, følger man gjerne en fast mal som heter allment arkivskjema, der seriene står i en bestemt rekkefølge. Hovedprinsippene er at arkivdokumenter fra de mest sentrale enhetene i institusjonen kommer først, mens det mer detaljerte kommer etter hvert, og at egenprodusert materiale kommer før mottatt materiale. På den måten kan du, hvis du først har lært deg det, nokså lett orientere deg i alle slags arkiver som er katalogisert på denne måten.

Vanlige arkivserier 

A – Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B – Kopibøker
C – Journaler og andre overgripende registre
D – Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem
E – Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
F–O – Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P – Personalforvaltning
Q – Eiendomsforvaltning
R – Regnskap
S – Statistikk
T – Kart og tegninger
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstander
X – Egenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z – Referansemateriell