De fleste arkivene er fritt tilgjengelige og kan studeres på lesesalen, men det er visse unntak fra innsyn:
- Enkelte arkiver er klausulert av fordi de inneholder taushetsbelagte opplysninger (se mer nedenfor).
- En del arkiver er uordnet og av den grunn utilgjengelige for bruk.
- Det kan også være restriksjoner på bruk av arkivmateriale utfra opphavsrettslige hensyn.
- I tillegg kan arkivskaper (av privatarkiv) ha satt spesielle betingelser for bruken av arkivet.
Taushetsbelagte opplysninger
Enkelte arkiver og arkivserier er klausulert fordi de inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt. Det vil si at de ikke er tilgjengelig for allmennheten. Taushetsplikten reguleres i forvaltningsloven. Også privatarkiv kan inneholde opplysninger som er taushetsbelagte iht. lovgivningen.
Personlige forhold og forretningshemmeligheter
Taushetsbelagte opplysninger dreier seg i første rekke om personlige forhold, men kan også være om forretningshemmeligheter og saker av betydning for rikets sikkerhet. Private arkivskapere står fritt til å sette betingelser for innsyn.
Sperrefrist
Det er satt ulike sperrefrister på taushetsbelagte opplysninger, avhengig av opplysningens art og hvilke bestemmelser som gjelder. Hovedregelen er 60 års sperrefrist, men enkelte type opplysninger har lengre frist, som for eksempel opplysninger i barnevernssaker og adopsjonssaker som er sperret i 100 år.
Innsyn i taushetsbelagt materiale
Forvaltningsloven åpner for innsyn i dokumenter og arkiver som inneholder taushetsbelagte opplysninger for to formål; partsinnsyn og forskerinnsyn.
Partsinnsyn
Enhver har rett til innsyn i opplysninger som gjelder en selv. Dersom du er part i en sak, har du altså som hovedregel rett til innsyn i sakens dokumenter. Du kan da søke om partsinnsyn etter forvaltningsloven § 18. Denne retten til innsyn kan også utøves gjennom fullmektig, for eksempel en advokat.
Søknad om partsinnsyn skal være skriftlig og inneholde tilstrekkelige opplysninger slik at Vestfoldarkivet kan gjenfinne det materialet det spørres etter:
- Navn: Husk å oppgi eventuelt skifte av navn
- Personnummer
- Institusjonens navn
- Tidsrom for opphold osv
I tilfeller der det søkes om innsyn er på vegne av andre skal søknaden i tillegg inneholde skriftlig fullmakt (legges ved).
I tillegg skal det være henvisning til hjemmel det søkes innsyn i henhold til. Hjemmel vil normalt være:
- Samtykke fra den registrerte
- Bestemmelse i lov
- En rettslig kjennelse
Forskerinnsyn
Jfr. forvaltningsloven § 13 d er det mulig å søke om innsyn i taushetsbelagte opplysninger for forskningsformål. Flere forhold må vurderes ved behandling av slike søknader.
- Det stilles krav til faglig kompetanse innen relevant fagfelt. Man må ha en vitenskapelig stilling eller være viderekommende student under veiledning av person i vitenskapelig stilling.
- Det må også leveres prosjektbeskrivelse som beskriver forskningsprosjektet og redegjør for hensikten med å bruke arkivmaterialet.
Vestfoldarkivet har ikke myndighet til å innvilge innsyn for forskningsformål. Det er det enkelte fagdepartement som behandler denne typen søknader om innsyn.