Et nytt arkivregelverk trådte i kraft 1. januar 2026. Regelverket består av arkivlova, arkivforskrifta og bevaringsforskrifta.
Arkivlova
Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivlova) trådte i kraft 1. januar 2026 og erstattet arkivloven fra 1992.
Loven skal bidra til en forsvarlig og etterrettelig offentlig forvaltning ved at dokumentasjon i offentlige organ blir forvaltet som arkiv. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig slik at det blant annet er mulig å føre kontroll med forvaltningen, styrke rettssikkerheten og fremme en åpen og opplyst offentlig samtale. Loven skal også legge til rette for at arkivene kan tjene som kulturarv, kilde til historisk kunnskap og grunnlag for forskning.
Arkivlova regulerer blant annet offentlige organers ansvar for dokumentasjon og arkiv, langtidsbevaring og avlevering, kassasjon, privatarkiv og Nasjonalarkivets tilsyn.
Arkivforskrifta
Forskrift om dokumentasjon og arkiv (arkivforskrifta) trådte i kraft 1. januar 2026 og utfyller bestemmelsene i arkivlova.
Forskriften gir nærmere regler om hvordan offentlige organ skal forvalte dokumentasjon som arkiv. Den inneholder blant annet bestemmelser om hva organene skal ta hensyn til når de avgjør hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, oppbevaringstider, krav til informasjonssystemer og dokumentasjonsplan.
Regelverket er i større grad funksjonsbasert og teknologinøytralt enn tidligere. Det innebærer at virksomhetene har større handlingsrom til å velge løsninger som er tilpasset egen organisering og teknologi, samtidig som kravene til forsvarlig dokumentasjonsforvaltning skal ivaretas.
Bevaringsforskrifta
Forskrift om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida (bevaringsforskrifta) trådte i kraft 1. januar 2026.
Forskriften fastsetter hvilken dokumentasjon fra organ som er omfattet av arkivlova, som skal bevares for ettertiden. Den har egne bestemmelser for statlige organ og for kommuner og fylkeskommuner.
For kommuner og fylkeskommuner finnes bevaringsbestemmelsene i kapittel 3. Her er det fastsatt hvilken dokumentasjon fra ulike kommunale og fylkeskommunale oppgaver som skal bevares for ettertiden.
Dokumentasjon som skal bevares for ettertiden, skal overføres til langtidsbevaring. Dokumentasjon kan bare kasseres dersom det finnes hjemmel for dette eller Nasjonalarkivet har gitt tillatelse.
Offentleglova
Formålet med offentleglova er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Dette skal blant annet styrke informasjons- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og allmennhetens kontroll.
Hovedregelen er at saksdokumenter, journaler og lignende registre i offentlig virksomhet er åpne for innsyn. Loven inneholder også bestemmelser om hvilke opplysninger og dokumenter som skal eller kan unntas fra innsyn.
Offentleglova og arkivregelverket henger nært sammen. God dokumentasjons- og arkivforvaltning er en forutsetning for at retten til innsyn skal kunne ivaretas.
Forvaltningsloven
Forvaltningsloven regulerer saksbehandlingen i offentlig forvaltning. Loven inneholder blant annet regler om habilitet, veiledningsplikt, taushetsplikt, saksforberedelse, enkeltvedtak, klage og partenes rett til innsyn.
Forvaltningslovens krav til saksbehandlingen har nær sammenheng med kravene til dokumentasjon og arkiv. Dokumentasjonen bidrar blant annet til å vise hva som har skjedd i en sak og hvilket grunnlag avgjørelser er truffet på.
Personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR)
Personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) regulerer behandling av personopplysninger. Regelverket har stor betydning for dokumentasjons- og arkivforvaltningen fordi offentlige arkiver inneholder store mengder personopplysninger.
Personvernregelverket må ses i sammenheng med arkivregelverkets krav til dokumentasjon og bevaring. Personopplysninger kan i enkelte tilfeller oppbevares over lang tid eller permanent når dette følger av arkivregelverket.