Vestfoldarkivets første 25 år

Det hadde i flere år vært arbeidet for å opprette et fylkesarkiv i Vestfold, men saken kom for alvor på dagsorden i 1994 da kulturutvalget i fylkeskommunen nedsatte et eget utvalg til å utrede et fremtidig fylkesarkiv.

Arbeidet resulterte i utredningen Fylkesarkiv i Vestfold. Utredning om etablering og drift, som igjen ga grunnlaget for vedtaket i Fylkestinget i 20. juni 1995 om opprettelse av et fylkesarkiv. I administrasjonens bemerkninger til saken står det: «Arkivsaken er viktig fordi det handler om å bevare primærmateriale som kan formidle vår historie. Vi vet ikke hvilke spørsmål fremtidige innbyggere i Vestfold vil ønske å få svar på - derfor er bevaring av primærmateriale av største betydning». (Fylkestingssak 025/95A.)

Fylkesarkivet for Vestfold startet opp fra 1. januar 1997 og ble administrativt knyttet til Fylkeskultursjefen. Harriet Marie Terjesen ble ansatt som fylkesarkivar med ansvar for å lede det videre arbeidet med å bygge opp virksomheten. I utgangspunktet fikk fylkesarkivet tre stillingshjemler; fylkesarkivar og to arkivarstillinger. De to arkivarstillingene ble besatt hhv høsten 1997 og høsten 1998. I Plan for utvikling av Fylkesarkivet for Vestfold, lagt fram for Fylkestinget i 1998, ble det riktignok lagt opp til en utvidelse til fem stillinger i løpet av en fireårsperiode, men stillingene lot vente på seg. (Fylkestingssak 003/98A.)

Fylkesarkivet ble lokalisert i Stoltenberggate 38 i Tønsberg, vis à vis Fylkeshuset. Kontorer og lesesal var i første etasje, mens det ble innredet et forskriftsmessig klimastyrt magasin i underetasjen.

Fylkesarkivet i Vestfold ble opprettet med et klart mandat: «Fylkesarkivet for Vestfold skal samle inn, oppbevare, tilgjengeliggjøre og formidle om immaterielle kulturminner til kunnskap om fylkets historie. Institusjonen skal arbeide med tradisjonsmateriale, historiske private- og fylkeskommunale arkiver». 

Arbeidet med privatarkiver ble startet opp umiddelbart, først med en omfattende kartlegging av arkivene etter de fylkesomspennende organsisasjonene, deretter med fylkets hjørnestensbedrifter. Arbeidet ga raskt resultater med avlevering av flere store organisasjonsarkiver og arkiver etter næringsvirksomheter som Hydro Aluminium Holmestrand, Sca Mölnlycke, AS Th. Marthinsen Sølvvarefabrikk, Sandefjord skofabrikk og Scanrope AS. 

Fram til opprettelsen av fylkesarkivet, hadde museene tatt ansvar for oppbevaring av privatarkiver. Nå ble det inngått avtaler om arkivfaglig samarbeid og regulering av arbeidsfordelingen mellom fylkesarkivet og det enkelte museum.

I tillegg til privatarkivarbeidet fikk fylkesarkivet ansvaret for Vestfold fylkeskommunes eldre og avsluttede arkiver iht. arkivlovens bestemmelser om kommunenes og fylkeskommunenes depotansvar. Et viktig arbeid var derfor å sette i gang klargjøring av arkivmateriale fra både sentraladministrasjonen og ytre virksomheter for deponering i fylkesarkivet. I de følgende årene ble det initiert omfattende avleveringsprosjekter fra både videregående skoler, barneverninstitusjoner, psykiatriske sykehjem, nedlagte HVPU-institusjoner og andre helseinstitusjoner som fylkeskommunen hadde ansvaret for.

Et tredje arbeidsfelt for det nye fylkesarkivet var innsamling av tradisjons- og minnemateriale, og det ble raskt satt i gang en innsamling av barndomsminner fra Vestfold. Dette resulterte i en bokutgivelse i 2001; Barndom i Vestfold. Senere prosjekter resulterte bl.a. i minnemateriale fra krigsseilere og kystfiskere, og etter hvert også materiale fra 10-åringer og ungdoms bruk av sosiale medier.

Arkivfeltet var på nasjonalt plan i utvikling utover 2000-tallet: Den nye arkivloven fra 1992 med forskrift trådte omsider i kraft i 1999, med nye krav innen både arkivdanning og depotarbeid. ABM-utvikling ble opprettet i 2003 som statlig utviklingsaktør på arkiv-, bibliotek- og museumsfeltet, og arkivsektoren fikk nå for første gang et eget organ som hadde arkivutvikling som sitt arbeidsfelt. Og, ikke minst, det ble nå mulig å søke prosjektmidler! Fylkesarkivet for Vestfold grep umiddelbart sjansen og søkte, og fikk, midler til flere gode prosjekter. Og det var da formidling som var prioritert i tiden. Fylkesarkivet deltok bl.a. i et nasjonalt prosjekt med utvikling av arkivformidling til skolesektoren. I 2005 og 2006 var fylkesarkivet én av fire pilotinstitusjoner i ABM-utviklings satsing på Hot Spot; en formidlingsmetodikk som belyser samtidsspørsmål, gjerne i form av spissformulerte problemstillinger og en ukonvensjonell måte å få frem budskapet på. Fylkesarkivet deltok med to tema; østeuropeisk arbeidsinnvandring (2005) og «Verdig trengende?» - om østeuropeiske tiggere (2006). Begge formidlingsprosjektene fikk stor oppmerksomhet. Fylkesarkivets arbeid med arkivformidling gav også organisatoriske resultater ved at man i 2006 fikk opprettet en ny fast stilling som arkivformidler – som den første i landet!  

Privatarkivarbeidet fikk også et oppsving utover 2000-tallet. Fra statlig hold ble det tatt initiativ til utarbeidelse av regionale bevaringsplaner for privatarkiver, og Fylkesarkivet for Vestfold var raskt ute med å søke prosjektmidler, og utarbeidet som den første arkivinstitusjonen en bevaringsplan; Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold. Senere har det kommet bevaringsplaner for de fleste fylker i landet, i tillegg til at Arkivverket har utarbeidet bevaringsplan for nasjonalt viktige privatarkiver.

I 2003 overtok Fylkesarkivet samlingen til Arbeiderbevegelsens arkiv i Vestfold. Samlingen bestod av arkiv etter fagforeninger og politiske partier på venstresiden. Arbeiderbevegelsens arkiv hadde vært en egen institusjon siden opprettelsen i 1965, og fortsatte med eget styre også etter innlemmelsen i fylkesarkivet.

I 2004 tok Riksarkivet initiativ til etablering av et nettverk av fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkiver i hvert fylke. Fylkeskommunene ble oppfordret til å utpeke en institusjon i hvert av sine fylker som kunne påta seg denne oppgaven. Fylkesarkivet for Vestfold fikk dette oppdraget for de tre fylkene Vestfold, Buskerud og Telemark. I 2005 ble det ansatt en egen rådgiver til å koordinere arbeidet i Buskerud og Telemark, finansiert av de respektive fylkeskommunene. I 2008 trakk Telemark seg ut av trefylkesamarbeidet, mens Buskerud fortsatt er en del av Vestfoldarkivets ansvarsfelt.

Fylkesarkivet etablerte også gode kontakter med det lokalhistoriske miljøet i Vestfold, med historielag, slektshistorielag m.m. Det ble i en periode arrangert årlige lokalhistoriske seminarer med ulike temaer innen arkiv og lokalhistorie. Fylkesarkivet har også markert den årlige internasjonale Arkivdagen siden Norge tok del i den fra 2001, med arrangementer og gjerne en utstilling. I de senere år har Arkivdagen blitt arrangert i samarbeid med Fylkesbiblioteket, med arrangement i forbindelse med Litteraturuka i Vestfold.

2000-tallet innebar store endringer i museumssektoren. Det ble fra kulturdepartementet initiert prosesser med mål om sammenslåinger av museer til større enheter. Dette gjaldt også for museene i Vestfold der samtlige museer ble konsolidert til ett museum, Vestfoldmuseene IKS, i 2009. Vestfold fylkeskommune besluttet at også Fylkesarkivet skulle bli en del av denne organisasjonen. 

1. januar 2009 ble Fylkesarkivet slått sammen med Museumssenteret i Vestfold, under felles ledelse av Kjersti Løkken. Det nye navnet på virksomheten ble KOMMA – Kompetansesenter for museum og arkiv. Fra 1. juli ble KOMMA en del av Vestfoldmuseene IKS på lik linje med museene i Vestfold.

Fra 1. januar 2011 ble det tidligere KOMMA delt i to avdelinger; arkiv og samlingsforvaltning. Arkivdelen fikk nå det nye navnet Vestfoldarkivet, mens museumsvirksomheten ble hetende Samlingsforvaltningen. Vestfoldarkivet etablerte seg som egen virksomhet med egen logo. I august 2011 tiltrådte nåværende leder Karianne Schmidt Vindenes som ny leder av Vestfoldarkivet. I 2012 ble Vestfoldarkivet igjen slått sammen med Samlingsforvaltningen til én avdeling med felles leder. I dag utgjør Vestfoldarkivet sammen med Samlingsforvaltningen Avd. Arkiv og forvaltning innenfor Vestfoldmuseene IKS. Vestfoldarkivet er imidlertid et veletablert navn og benyttes fortsatt i den utadrettede kommunikasjonen.

Helt fra oppstarten av Fylkesarkivet for Vestfold i 1997, hadde lokalisering og magasinkapasitet hvert et tema for diskusjon. Magasinet i Stoltenbergs gate 38 hadde begrenset kapasitet, og man måtte på sikt finne andre løsninger. Flere alternativer ble diskutert, bl.a. samlokalisering med Vestfold Fylkesmuseum (nåværende Slottsfjellsmuseet), samlokalisering med fellesdepot for kommunale arkiv i Vestfold i samarbeid med IKA Kongsberg (Karljohansvern i Horten var et av alternativene). Som følge av konsolideringen med museene, ble det imidlertid naturlig å se på samlokalisering med Museumssenteret på Pindsle i Sandefjord.

I 2012 stod det nye arkivmagasinet i Hinderveien 10 ferdig, og Vestfoldarkivet flyttet både arkiver og personale fra Tønsberg til Sandefjord høsten 2012. De nye lokalene inneholder foruten et forskriftsmessig og moderne arkivmagasin, mottaks- og ordningsrom, rom for digitalisering, og en ny fin lesesal der studenter, forskere og andre interesserte kan komme og se på originalt arkivmateriale. Det er også fasiliteter til publikumsarrangementer inntil en viss størrelse.   

Som følge av konsolideringen med museene overtok Vestfoldarkivet ansvaret for samtlige privatarkiver i Vestfoldmuseene. Arkivmateriale som var oppbevart på de ulike museene ble nå flyttet til arkivmagasinet på Hinderveien 10, og Vestfoldarkivet overtok det videre forvaltningsansvaret for arkivene, inkl. arkivmaterialet etter hvalfangsten. Sistnevnte er mye etterspurt materiale, både nasjonalt og internasjonalt. I samarbeid med Hvalfangstmuseet ble deler av materialet fremmet som kandidat til Norges dokumentarkiv, og antatt på denne eksklusive listen fra 2012.

Det øvrige arbeidet i Vestfoldarkivet med privatarkiver og fylkeskommunale arkiver fortsatte som tidligere. Vestfoldarkivet fortsatte også koordineringsansvaret for privatarkivarbeidet i Buskerud.

Konsolideringen med museene førte også til en økt satsing på formidling fra Vestfoldarkivets side, både med egne prosjekter og i samarbeid med museene. Dette gjaldt særlig prosjekter for elever innen rammene av Den kulturelle skolesekken. Prosjektet «Det angår også deg», om holocaust i Norge, er gjennomført for skolelever i hele fylket. Prosjektet «Du er fri», som fokuserer på demokrati og mangfold, har også blitt benyttet av flere skoler.

Et nytt tiltak innen Vestfoldarkivets formidling er tidsskriftet Arkivert. Første nummer kom i 2016, og det har siden vært en utgivelse i året. Hvert nummer har et overordnet tema med artikler og illustrasjoner som belyser tematikken fra ulike sider. De siste numrene er utgitt i samarbeid med Telemarksarkivet.

En problemstilling som har vært dominerende i arkivsektoren i Norge, og internasjonalt, de siste tiårene, er utfordringene knyttet til bevaring av digitalt skapte arkiver. I dag skapes så godt som all arkivdokumentasjon digitalt, og denne dokumentasjonen må også bevares digitalt i arkivbestandige formater som sikrer autentisiteten uavhengig av teknologiskifter. Alle arkivinstitusjoner må ha den nødvendige infrastrukturen og IT-kompetansen for å håndtere dette arkivmaterialet. Vestfoldarkivet meldte tidlig inn behovet for å styrke kompetansen på dette feltet, og det første kartleggingsprosjektet av fylkeskommunens digitale arkiver ble gjennomført allerede i 2000. Det tok imidlertid tid å få de nødvendige løsninger på plass, og først i 2017 ble det ansatt egen IT-arkivar. Samme år ble Vestfoldarkivet medeier i KDRS – Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter, som er kommunesektorens felles løsning for digitalt sikringsmagasin i tillegg til å være et kompetansesenter.

De siste årene har Vestfoldarkivet satset spesielt på bevaring av næringslivsarkiver, dvs. arkiver etter bedrifter og næringslivets organisasjoner. Arkiver etter næringslivet er en vesentlig del av den samlede samfunnsdokumentasjonen. Mange bedrifter har vært selve bærebjelken i lokalsamfunn, og bedriftens arkiv er derfor av stor betydning for å kunne studere både økonomiske, kulturelle og sosiale forhold. Arkiver etter privat sektor er ikke underlagt samme lovbestemmelser om bevaring som arkiver fra offentlig sektor, og mye står derfor i fare for å gå tapt dersom det ikke gjøres aktive innsamling.

Vestfoldarkivet leder pr. i dag to prosjekter som har bevaring av næringslivsarkiver som mål. Norsk bergindustriarkiv er nasjonalt prosjekt etablert i samarbeid med Arkivverket med målsetning om å bevare arkivene etter de mest sentrale bergindustribedriftene i landet. Bærekraftig bevaring av næringslivsarkiver i Vestfold og Telemark har et regionalt perspektiv, med mål om bevaring av arkiver primært etter næringslivet i Vestfold og Telemark fylke. Begge satsingene baserer seg på en modell der bedriftene selv er med på å finansiere bevaringsarbeidet som del av et spleiselag.

Regionreformen i 2020 fikk innvirkning også for Vestfoldarkivets del. Fylkesarkivet for Vestfold ble i sin tid opprettet med oppdrag om å være depot for Vestfold fylkeskommune iht. arkivlovens bestemmelser. Ved sammenslåingen av Vestfold og Telemark fylkeskommune besluttet den nye fylkeskommunen å benytte IKA Kongsberg som sin framtidige depotinstitusjon. Vestfoldarkivet skulle likevel fortsette å forvalte arkivene etter tidligere Vestfold fylkeskommune. Dette utgjør i hovedsak papirarkiver, men også digitale arkiv. Oversikt over arkivmateriale etter tidligere Vestfold fylkeskommune er publisert på Arkivportalen.no.

Den nye fylkeskommunen tok i 2020 initiativ til to utredninger på kulturarvfeltet: en museumsutredning og en arkivutredning. Arkivutredningen var begrenset til privatarkivfeltet, men tok for seg situasjonen i hele det nye fylket. En del av bakteppet var bl.a. den nye arkivloven som er på trappene, der det bl.a. foreslås at fylkeskommunene får et lovpålagt ansvar for privatarkiver av regional betydning. Intensjonen med utredningen var å gi en situasjonsbeskrivelse for privatarkivarbeidet i fylket og komme med forslag til tiltak for å styrke dette arbeidet, også av organisatorisk art. Det ble skissert flere interessante løsninger, og vi i Vestfoldarkivet var svært forventningsfulle til den videre prosessen. Arbeidet med oppfølgingen av utredningen er imidlertid satt på vent fra fylkeskommunens side pga. reverseringen av fylkessammenslåingen. Det er pr. nå heller ikke avklart hvordan den nye arkivloven blir lydende.

Hva blir veien videre for Vestfoldarkivet de neste 25 år? At Vestfoldarkivet vil bestå i en eller annen form er hevet over tvil. Bevaring av arkiv har langsiktige perspektiver – arkivinstitusjoner arbeider med tanke på evigheten. Dersom fremtidige generasjoner skal kunne studere fortiden, må kildematerialet til enhver tid sikres og forvaltes på en forsvarlig måte. Solide faglige arkivinstitusjoner er den avgjørende garantisten for at dette skjer. 

• Fylkesarkiv i Vestfold. Utredning om etablering og drift, utarbeidet av fylkesarkivar i Hordaland Egil Nysæter, 25. mars 1995
  
• Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold. Utarbeidet av Marit Slyngstad, 2008.
• Utredninger om arkiv og museum i Vestfold og Telemark (vtfk.no)