Arkiv - hva og hvorfor?

Arkiv er en samling av dokumentasjon som er blitt til som ledd i en virksomhet.

  • Bildet viser en rød hylle der vi ser ryggene til tre bokser med alfabetet, noen linjer og et hull på baksiden. En av boksene er oppstilt slik at vi ser siden av boksen. Øverst står det skrevet arkiv. Nedenfor er det rødt rutemønster med hvit bakgrunn. (Foto/Photo)
    1/1
    Arkivbokser fra magasinet. Foto: Heidi Meen

Hvorfor er arkiv viktig?

Arkiver er med på å beskytte innbyggernes rettigheter og er grunnleggende for å etablere en kollektiv hukommelse. De er også viktige for å støtte virksomheters effektivitet, ansvar og transparens.

Arkiv og arkivskaper

Et arkiv kan defineres som en samling dokumenter som er blitt til som resultat av saksbehandlingen i en virksomhet. Det vil være dokumenter som både er produsert av virksomheten selv og som er produsert av andre. Et enkelt arkiv kan bestå av mange ulike elementer som protokoller, registre, sakarkiv, fagarkiv, egenproduserte trykksaker, avisutklipp osv. Et arkiv skal dokumentere den totale aktiviteten i virksomheten, og det er viktig at et arkiv blir avlevert så komplett som mulig.

I en fylkeskommune vil det være flere organer eller forvaltningsenheter som produserer arkivmateriale, slik som sentraladministrasjonen, tannhelsetjenesten og de videregående skolene. Alle danner arkiver som resultat av det de beskjeftiger seg med. Alle virksomheter som danner arkiver, kalles arkivskapere.

Det kan av og til være vanskelig å avgjøre kriteriene for hva som er en arkivskaper. At et kontor har det fysiske oppbevaringsansvaret for arkivmateriale, er ikke tilstrekkelig til at det kan kalles en arkivskapende enhet. Betegnelsen knyttes til produksjonen av arkiv, dvs. både saksdokumentene og registrene til disse, for eksempel journal, kopibok osv.

Unike dokumenter

Arkivdokumenter er unike, det vil si at det stort sett bare finnes ett eksemplar av hvert dokument i et arkiv. De er ikke trykt eller mangfoldiggjort på annen måte, så hvis et dokument i et arkiv går tapt, går også informasjonen i det dokumentet tapt for alltid. Arkivdokumenter må derfor voktes og sikres på en helt annen måte enn for eksempel bøker.

Arkiv er dokumentasjon i en sammenheng, det vil si at sammenhengen mellom dokumentene, den som oppsto da de ble skapt, ofte er like viktig som innholdet i hvert enkelt dokument. Derfor er det viktig å opprettholde den sammenhengen mellom dokumentene også etter at dokumentene er gått ut av daglig bruk.

Ulike format og omfang

Arkivdokumenter kan være på flere typer formater, for eksempel papir, foto, mikrofilm eller i digital form - og kan også være alt fra ett dokument til flere hundre hyllemeter. 

Ved avlevering av elektroniske arkiv skal data eksporteres fra vedkommende system til ett standardisert format (arkivuttrekk), medfølgende dokumenter må være på godkjent arkivformat, hvilke disse er for hvilke dokumenttyper finner man i Riksarkivarens forskrift § 5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering.

Offentlig og privat

Arkiv kan være både fra offentlige og private virksomheter. Privatarkiver kan være arkiver etter både bedrifter, organisasjoner, institusjoner og privatpersoner.

Mens kommuner, fylkeskommuner og staten må forholde seg til lover og forskrifter når det gjelder arkiv, kan private aktører i større grad selv bestemme hva som skal bevares for ettertiden. Privat sektor er derfor klart underrepresentert i norske arkivinstitusjoner. ​

Arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Privatarkivene er interessante som historiske kilder og er et viktig supplement og korrektiv til offentlig kildemateriale.

Hvorfor bevare arkiv?

Viktige kilder

​Arkiver er viktige kilder til kunnskap om fortida. For at disse kildene skal kunne sikres for framtida, bør de avleveres til en offentlig arkivinstitusjon for sikker oppbevaring. Denne arkivinstitusjonen, i dette tilfellet Vestfoldarkivet, gjør også arkivene tilgjengelige for publikum, som kan se på materiale på lesesalen eller få tilgang på andre måter.

De fleste av våre arkiver er tilgjengelige for publikum på lesesalen, med forbehold om at noe materiale er underlagt adgangsbegrensninger av hensyn til personvern og opphavsrett.

Arkivkataloger

Arkiver som er ferdig ordnet, er systematisert på en bestemt måte, noe som resulterer i en arkivkatalog. ​

Vi publiserer fortløpende våre arkiver på Arkivportalen - en nasjonal søketjeneste der du kan søke etter arkivopplysninger på tvers av ulike arkivinstitusjoner og deres kataloger.  Her kan du se hvilke arkiver Vestfoldarkivet har - og du kan lese katalogene over hva de ulike arkivene inneholder. Du finner også opplysninger om arkivskaperen og om selve arkivet.

Proveniensprinsippet

Ordet proveniens kommer fra latin og betyr opphav eller å oppstå. Proveniensprinsippet kan derfor kalles opphavsprinsippet.

Proveniensprinsippet er et grunnleggende prinsipp innen arkivfaget. Dette innebærer at arkivmateriale som er oppstått sammen, skal holdes sammen og adskilt fra annet materiale (ytre proveniens). Arkivmateriale fra en arkivskaper skal ikke blandes sammen med arkivmateriale fra andre arkivskapere.

Når en virksomhet legges ned, skal normalt arkivet etter denne avleveres Vestfoldarkivet. Men dersom det er hensiktsmessig for saksbehandlingen at materialet overføres til den virksomheten som overtar arbeidsoppgavene, må denne holde det overførte materialet adskilt fra sitt eget arkiv.

Proveniensprinsippet innebærer også at arkivdokumentene holdes i den opprinnelige orden de fikk ved arkivleggingen (indre proveniens). Man skal således ikke systematisere om eldre arkiv til nye ordningsprinsipper, f.eks. nye arkivnøkler. Enkeltdokumenter, saker eller mapper skal heller ikke flyttes innenfor eller mellom arkivseriene etter at saken er avsluttet.

Hva er en arkivserie?

Et arkiv består vanligvis av flere arkivserier. En arkivserie vil si en gruppering av dokumenter og registre ut fra funksjon, innhold, ordningsmåte, format eller medium. Ved avlevering av papirarkiver skal arkivmaterialet ordnes og registreres i henhold til Allment arkivskjema

​Eksempler på slike arkivserier vil være:

Møtebøker (A).Møtebøkene etter virksomhetens styrende organer. Kan ha betegnelsen forhandlingsprotokoller, styreprotokoller, vedtaksbøker e.l. I tillegg hører sakspapirene til denne serien, ofte utskilt som en egen vedleggserie. Virksomhetens egne årsmeldinger regnes også inn her.

Kopibøker (B). Kopier av den utgående korrespondansen til en arkivskaper. Ordnes normalt kronologisk, men kan også være alfabetisk etter mottaker.

Journaler og andre overgripende registre (C). I hovedsak postjournalen, registeret over virksomhetens inn- og utgående saksdokumenter.

Sakarkiv (D). Sak- og korrespondansearkivet. Dette kan være ordnet på forskjellige måter opp gjennom tiden (etter journalnummer, etter mottaker, etter arkivnøkkel av ulike typer). Denne orden må bevares. Arkivserien vil også være periodisert ved jevne mellomrom. Ved avlevering må ikke periodene splittes opp, men avleveres samlet.

Spesialserier (F-O).Den enkelte arkivskapers spesielle fagområde. Serier som for eksempel klientarkiv, pasientjournaler, karakterprotokoller, elevregistre skal plasseres her. Bruken av bokstavsignaturene vil variere fra virksomhet til virksomhet.

Personalforvaltning (P). Personalmapper, personalregistre og andre serier i forbindelse med personalforvaltningen.

Foto, film og lydopptak (U).Mange arkivskapere har fotografier og lignende i sitt arkiv. Dette er en del av arkivet og er avleveringspliktig på lik linje med det resterende materialet.

Egenproduserte trykksaker (X). Brosjyrer, jubileumsberetninger og annet trykt materiale som arkivskaper har produsert selv.

Tips til litteratur

Her er en kort litteraturliste for deg som ønsker å lese mer om arkivfaglige spørsmål:

  • Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo 2009
  • Lange, Mangset, Ødegård: Privatarkiver. Bevaring og tilgjengeliggjøring. Riksarkivaren skriftserie 11. Oslo 2001.
  • Johannessen, Kolsrud og Mangset: Håndbok for Riksarkivet. Oslo 1992
  • Liv Mykland: Håndbok for brukere av statsarkivene. Riksarkivaren skriftserie 19. Oslo 2005
  • Mykland, Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Kommunene. Oslo 1997
  • Knut Johannessen: Den glemte skriften. Gotisk håndskrift i Norge. Riksarkivaren skriftserie 28. Oslo 2007.