Vestfoldmuseene IKS, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. På noen systemer er det daglige ansvaret delegert. Det vil komme frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra besøkende, venneforeninger, våre plattformer jfr. Personopplysningsloven.
Behandling av personopplysninger på www.vestfoldmuseene.no
Webredaktøren har det daglige ansvaret for Vestfoldmuseenes behandlinger av personopplysninger på Vestfoldmuseenes nettsider med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Nettstatistikk
Vestfoldmuseene bruker Google Analytics til nettstatistikk. Opplysningene behandles i av-identifisert form. Altså eventuelle IP-adresser kan ikke brukes til personifisering. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 2-7b.
Søk
Vestfoldmuseene lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Søk. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.
Tilbakemeldingsfunksjon
Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant det du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en FormCookie på datamaskinen din, denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database.
Funksjonen brukes ikke til veiledning, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikke er sikret (kryptert).
Kommentarer på Vestfoldmuseenes nettsider
Alle innlegg og tilhørende kommentarer, arkiveres i tråd med arkivlovgivningen.
Du kan legge igjen kommentarer uten å registrere deg. Legger du igjen navn og adresse, vil opplysninger bli liggende som en del av innlegget. Dersom du har publisert kommentarer som du ønsker å rette eller slette, kan du ta kontakt med oss slik at vi kan vurdere det. Du har imidlertid ikke krav på retting og sletting av ytringer.
Deling av innlegg på Vestfoldmuseenes nettsider
Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.
E-postlister for Nyhetsbrev og invitasjoner
Vestfoldmuseene sender ut nyhetsbrev og invitasjoner via tjenesten til MailChimp. For at vi skal kunne sende e-post må vi registrere e-postadresser. Disse samles inn på følgende måte: Vestfoldmuseene har egne e-postlister som ikke deles med andre. Ønsker du fortsatt å motta nyhetsbrev og invitasjoner trykker du på en knapp i e-posten. Dermed vil e-postlisten være så korrekt som mulig til enhver tid. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.
Tilbud til barna
På nettsiden kan du be Vestfoldmuseene om å lage et opplegg for barnehage, skoleklasse o. l. Vi ber da om navnet på en kontaktperson og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av et slikt opplegg blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere opplegget.
Spørreundersøkelser
Vestfoldmuseene kan i noen tilfeller gjennomføre undersøkelser. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi informerer også hvor lenge disse i tilfelle lagres. Vestfoldmuseene vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
Arkivsystem
Vestfoldmuseene bruker Documaster arkivsystem med elektronisk journalføring og lagring av dokumenter. Documaster følger offentlige standarder (NOARK 5). Arkivleder er delegert det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.
Vestfoldmuseene behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningslov, forvaltningslov, offentlighetslov og arkivlov.
Det registreres ulike typer personopplysninger i arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Vestfoldmuseene i noen tilfeller opplysninger fra andre offentlige tjenesteleverandører på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).
Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert fellesadministrasjonen som er Vestfoldmuseene klageorgan.
Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.
Vestfoldarkivet oppbevarer Vestfoldmuseene historiske arkiv og utleverer ikke opplysninger til tredjeparter.
Vestfoldmuseene er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten og kan fås ved henvendelse.
I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig postjournal.
Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir arkivert. Alle innsynskrav registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel.
Besøk i Vestfoldmuseenes lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi
Liste over seminardeltakere
Når du melder deg på kurs eller tilstelninger lagres informasjon til bruk for arrangøren og for å ta inn kursavgift.
Vestfoldmuseene er behandlingsansvarlig for personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på våre arrangementer. Disse opplysningene slettes etter endt oppdrag.
Instruks for bruk av adgangsbok
Alle besøksarenaer i Vestfoldmuseene plikter å skrive inn og ut personer som til enhver tid befinner seg i bygget. Dette er pålagt oss, av brannvesenet, for å få oversikt over alle personer ved brann eller brannøvelser.
- En ansatt, på hver arena skal ha ansvaret for adgangsboken. Vedkommende skal påse at ansatte, leverandører, samarbeidspartnere og gjester skriver seg inn og ut
- Adgangsboken skal føres daglig og arkene fra inneværende uke, skal makuleres hver fredag
- Hvis det er behov for statistikk eller uttrekk av besøkslistene, må dette ansees som et eget prosjekt og behandles i tråd med GDPR
Kamera i porttelefon
Ved inngangspartiet på noen arenaer, er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.
Kameraovervåking av bygg og uteområde
Vi har montert kameraer ut og inne på våre besøksarenaer. Formålet med denne overvåkingen er å hindre innbrudd og skade. Vi forholder oss til Datatilsynets regelverk.
Annen relevant lovgivning
I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Vestfoldmuseenes behandling av personopplysninger.
Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Vestfoldmuseene praktiserer mer offentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Vestfoldmuseene. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
Vestfoldmuseene er også tilsynsmyndighet etter flere andre lover. Saksbehandlingen ifølge med dette vil kunne innebære behandling av personopplysninger, tilsvarende som for personopplysningsloven. Mer informasjon finnes her.
Kontaktinformasjon
E-post: post@vestfoldmuseene.no
Telefon: +47 970 85 504
Vestfoldmuseene IKS
Postboks 1247, 3205 Sandefjord